明确活动目的和主题

需要明确年会的目的是什么，是为了庆祝公司的业绩、加强团队凝聚力、还是进行产品推广等，根据目的，确定年会的主题，如“感恩回馈”、“创新发展”等。

确定活动时间和地点

根据主题和目的，确定年会的具体时间和地点，考虑到荆州的地理位置和气候特点，可以选择在室内或室外进行，要考虑到场地的大小、设施设备、交通便利性等因素。

制定活动预算

根据主题、时间和地点等因素，制定活动的预算，预算包括场地租赁、餐饮、音响设备、节目表演、礼品等多个方面，在制定预算时，要考虑到公司的实际情况和参与人员的数量。

根据主题和预算，策划活动的具体内容和形式，可以包括以下几个方面：

1、欢迎致辞和主题演讲：由公司领导或嘉宾进行开场致辞和主题演讲，介绍公司的业绩和发展方向。

2、节目表演：可以邀请员工或外部团队进行节目表演，如歌舞、小品、魔术等。

3、互动环节：可以设置一些互动环节，如抽奖、游戏等，增强活动的趣味性和互动性。

4、餐饮安排：根据参与人员的数量和口味，安排合适的餐饮，确保参与人员的饮食需求得到满足。

5、礼品赠送：可以准备一些小礼品或纪念品，赠送给参与人员，以表达公司的感激之情。

宣传和邀请

制定宣传方案，通过公司内部渠道、社交媒体等途径进行宣传，吸引更多的员工参与，制定邀请名单，向公司内部员工和外部嘉宾发出邀请。

在活动执行过程中，要确保各项工作的顺利进行，包括场地布置、节目排练、餐饮安排等，活动结束后，进行后期总结，分析活动的成果和不足，为以后的活动提供经验和借鉴。